La réservation en ligne au service des entreprises tertiaires
Devenues largement majoritaires dans l’économie, les entreprises de services doivent gérer la plus précieuse des ressources : le temps.
Quelle que soit leur activité, elles se trouvent dans l’obligation pratique de respecter un agenda d’interactions avec leurs clients, d’organiser un planning de rendez-vous.
Il peut s’agir par exemple :
- d’un salon de coiffure dont les clients prennent rendez-vous pour des coupes de cheveux
- d’un médecin qui reçoit ses patients dans son cabinet ou qui fait des visites à domicile
- d’un restaurant ou d’un traiteur faisant des livraisons de repas
- d’un consultant, d’un coach ou d’un enseignant donnant des cours à distance ou en présentiel
- etc
Dans tous ces cas, le professionnel doit passer du temps à communiquer avec ses clients, puis à convenir avec eux d’un rendez-vous, à une date donnée, à une heure fixée, pour une durée définie.
Ces prises de rendez-vous peuvent intervenir soit n’importe quand dans la journée, ce qui occasionne des interruptions multiples, souvent pénibles – soit à des horaires définis, ce qui présente l’inconvénient de restreindre le marché : par exemple les rendez-vous ne sont prenables que certains jours ou à certains moments, or la clientèle n’est pas disponible et l’entrepreneur perd tout simplement une occasion.
Pendant longtemps, la réservation des rendez-vous a été déléguée à des secrétaires, des assistantes chargées de répondre au téléphone et de gérer le calendrier. Ainsi tout médecin avait son assistante médicale, tout avocat avait sa secrétaire de cabinet. Cette solution a pour avantage de libérer le professionnel de cette contrainte pénible, mais représente un coût non-négligeable puisque pour que l’entreprise principale génère un revenu il faut qu’elle paye une salariée ou un prestataire extérieur.
Depuis la numérisation de l’économie dans les années 2000, et encore plus depuis le boom du télétravail, des dizaines de milliers d’auto-entrepreneurs, d’artisans et de professions libérales ont mis en ligne leur propre site Internet.
Même si beaucoup l’ignorent encore, celui-ci est dorénavant capable de remplacer en grande partie le travail d’une secrétaire, et de prendre en charge la réservation des rendez-vous.
Les logiciels de réservation en ligne
En effet, il est aujourd’hui possible d’installer sur son site web un plugin de réservation en ligne et de prise de rendez-vous.
Par exemple, le plugin Amelia WordPress permet de proposer à la clientèle un calendrier qui se met à jour automatiquement en fonction des réservations. Le professionnel définit des créneaux horaires que le client sélectionne. Le plugin permet de proposer des services différents, affectés à des travailleurs différents : il est ainsi possible de monter une école, avec un prof de maths travaillant les matins, une prof de français travaillant tous les jours de la semaine de 9h à 12h et de 14h à 17h, une prof de sport donnant ses cours les samedis, chacun ayant donc son propre emploi du temps.
Pour des réservations à la journée, il existe le plugin WP booking system, adapté à des entreprises comme un hôtel, un camping, un centre de loisirs ou de vacances, etc. Ce logiciel permet de proposer des réservations d’un ou plusieurs jours.
Sur d’autres types de sites Internet il sera possible d’utiliser des solutions de réservation et de gestion d’agenda comme Calendly ou Google Calendar. Elles sont en général assez faciles à utiliser et pratiques pour l’entrepreneur comme pour le client.
Tout cela est une mauvaise nouvelle pour les secrétaires, profession en voie de disparition, mais une excellente nouvelle pour les professionnels dont l’activité consiste essentiellement à vendre des créneaux horaires !
