On utilise de plus en plus la visioconférence en entreprise pour communiquer et travailler ensemble à distance. Aujourd’hui, la qualité de la fibre, des micros, des caméras et des écrans que l’on retrouve sur le marché favorise la collaboration et la productivité. Cependant, équiper une salle pour la visioconférence n’est pas toujours chose aisée. Alors, comment procéder pour choisir son matériel ? Découvrez tous nos conseils.
Les critères de choix pour le matériel de visioconférence
Vous devez prendre en compte plusieurs critères lors du choix de votre matériel de visioconférence.
La qualité audio et vidéo
Le système de vidéoconférence doit se faire au maximum oublier pour favoriser la proximité entre les collaborateurs. Pour cela, il y a un critère essentiel : la qualité de son et de l’image. Bien sûr, cette dernière dépend elle-même de la qualité du matériel. Pour organiser vos réunions à distance, vous pourrez trouver rapidement le matériel nécessaire pour votre visioconférence dans les magasins en ligne spécialisés en la matière.
Pour plus de simplicité, beaucoup de personnes optent directement pour des kits de visioconférence, ou encore des barres tout-en-un, intégrant à la fois caméras, micros et haut-parleurs.
Le nombre de personnes
Le nombre de personnes maximum qui vont utiliser le système de visioconférence est également un critère important. Cela peut aller d’une à deux personnes à 5, voire 10 ou encore 15.
En fonction du nombre de personnes, une webcam peut suffire, aussi bien qu’un ensemble ultra-complet peut être requis. Dans le cas d’une salle qui va recevoir plus d’une dizaine de personnes par exemple, il faut multiplier les caméras de captation, mettre un affichage grand écran ou un vidéoprojecteur. Un système de sonorisation pour salle de réunion peut également être nécessaire.
La captation audio dans toute la pièce est l’élément principal nécessaire lors de réunions d’encore plus grande envergure, pour que tout le monde en entende parfaitement le déroulement.
Intégration à la salle de réunion
Dans l’idéal, le matériel que vous choisissez pour équiper la salle de visioconférence doit s’intégrer facilement et de façon discrète dans celle-ci, tout en étant facile d’accès. Les kits constituent notamment une bonne solution pour limiter les dépenses. Ils se posent et se mettent en marche en l’espace de quelques minutes.
Il existe même des systèmes de visioconférence quasiment invisibles, avec sono intégrée aux murs, des dispositifs escamotables, des barres de visioconférence, etc.
Facilité d’utilisation
Parmi les critères à prendre en compte figure également la facilité d’utilisation du matériel de visioconférence. Les systèmes plug’n’play permettent par exemple de gagner du temps en étant rapidement opérationnels. Il suffit d’apporter son ordinateur et la réunion peut commencer.
L’affichage doit aussi être intuitif et ergonomique, avec des pointeurs, des écrans tactiles, etc. Un système de visioconférence de qualité devrait également proposer différentes fonctionnalités utiles comme le partage d’écran, de documents et autres contenus, facilitant le déroulement des réunions.
Les éléments contenus dans un système de visioconférence
Le matériel pour équiper une salle de visioconférence se compose de plusieurs éléments :
- écran,
- micros,
- caméras,
- système de diffusion audio,
- outils de partage.
Comme évoqué plus tôt, le choix dépend de la qualité souhaitée, mais aussi du nombre de participants.
Écrans de visioconférence
L’écran de visioconférence est un élément clé pour que vos réunions à distance se déroulent sans encombre. Sa taille doit dépendre du nombre de participants. Le moniteur de la salle de réunion peut assurer l’affichage. Les écrans géants et les vidéoprojecteurs pour visioconférence sont l’idéal pour les grandes réunions avec de nombreux participants.
Un système de visioconférence peut être composé directement de deux écrans : l’un pour voir les participants à distance et l’autre pour le partage de contenus. L’écran doit bien s’intégrer dans la salle. Pour cela, on peut utiliser différents dispositifs tels que les supports au sol, les fixations murales, ou encore opter pour des écrans sur trépieds, etc.
Caméra de visioconférence
Pour équiper la salle, il vous faudra également des caméras de qualité, afin d’assurer la captation vidéo de la visioconférence. La résolution de l’image doit être suffisamment haute pour éliminer la barrière de la distance dans les échanges.
Vous pouvez opter pour plusieurs types de caméras : webcam full HD, caméras intégrées aux barres de visioconférence, caméra très grand-angle, etc.
Haut-parleurs
La diffusion audio peut être assurée par différents moyens, allant du simple casque audio pour visioconférence aux systèmes de sono pour salles de réunion, en passant par les enceintes Bluetooth portables.
Pour une efficacité optimale, les systèmes qui s’intègrent aux murs sont l’idéal. Les barres de visioconférence offrent également une qualité de son élevée. Elles se fixent aux murs et s’accompagnent de plusieurs haut-parleurs pour une diffusion complète dans la salle.
Micros
Vous avez encore de nombreux choix pour assurer la captation audio dans votre salle de visioconférence. Il y a bien sûr la barre de visioconférence avec micros intégrés, mais également les micropupitres, les micros déportés de type pods, ou encore les micros centraux pouvant être utilisés par 4 à 5 personnes en même temps.
Outils de partage de contenus
Les outils de partage de contenus sont facultatifs, mais sont aussi d’une grande aide. Il s’agit en général d’appareils plug’n’play qui permettent de diffuser un contenu depuis son ordinateur sur l’écran de visioconférence.
Les kits tout-en-un pour vos visioconférences
Vous avez également la possibilité de vous tourner vers les solutions intégrées et les kits tout-en-un pour éviter d’acheter chaque élément un à un, afin d’équiper votre salle de visioconférence.
Les kits de visioconférence
Accessibles, ces kits vous facilitent la vie, en plus d’être rapides à installer. Ils intègrent directement les outils de captation visuelle (micros, haut-parleurs). En revanche, l’écran d’affichage n’est pas inclus.
Les barres de visioconférence
Vous avez également les barres de visioconférence, qui offrent un système de qualité. Elles se fixent facilement au mur, sous l’écran ou encore le moniteur vidéo. Plus onéreuses que les kits, elles offrent un niveau de son et d’images élevé avec leurs écrans.
Les stations de visioconférence
Les stations incluent tout le matériel, y compris le moniteur. Celui-ci prend la forme d’un support monté au sol, surmonté d’un écran. Le reste de l’équipement est composé de micros, haut-parleurs, caméras et d’un mini-ordinateur. La station peut se placer n’importe où dans la salle.
Ainsi, vous avez l’embarras du choix. Les prix sont également extrêmement variés, allant de 1 000 jusqu’à 20 000 euros. Toutefois, un matériel de qualité est un levier de productivité et de cohésion incontournable.
